崗位說明書的編制過程

1.崗位說明書的基本概念

崗位說明書是對企業崗位的任職條件、崗位目的、指揮關系、溝通關系、職責范圍、負責程度、考核評價內容給予的一個定義性的說明。

編制崗位說明書是工作分析和崗位研究最重要的一項工作，崗位說明書是最終得出一個關鍵性文件。把編制崗位說明書的這項工作又叫做崗位描述，也就是通過這項工作把整個崗位進行一個整體全面的描述。只有做好了這項工作，才能夠將后面的崗位評價工作做好，所以編制崗位說明書是崗位評價的一個最基礎性的工作。

崗位說明書應該成為勞動合同文本的附件，是勞動合同文本的一個重要組成部分。

 

2．崗位說明書的主要內容

崗位說明書涉及的內容比較多，有任職條件，崗位的任務、責任、權限以及崗位的考核方式和內容等。但在通常的崗位說明書中，最常見也是最主要的內容有六大項：崗位任職條件的確定、崗位目的的明確、上下級關系的確定、工作溝通關系的確定和崗位職責范圍的確定以及崗位的考核評估。

◎崗位任職條件的確定

就是什么樣的人才能承擔這個崗位的任務，那么它對學歷，工作經歷，所需要的知識，包括體能有什么要求。

◎崗位目的的明確

即企業為什么要設置這個崗位，這個崗位設置以后將發揮什么樣的作用。

◎上、下級關系的確定

這個崗位的上級是哪個崗位，它的下級崗位又有哪些，這些崗位之間是什么關系等。

◎工作溝通關系的確定

在這個崗位上，需要和企業內的哪些部門，或者上級崗位打交道；在企業之外，要和哪些政府部門，相關企業、客戶、或者社會中介機構打交道。

◎崗位職責范圍的確定

在本崗位工作都需要承擔什么樣的責任。如果該崗位有八項職責，那么具體由誰負責，負責到什么樣的程度，誰負主要責任，誰負部分責任。

◎考核評價

指明了考核的內容和方式，以及崗位工作的完成情況。

 

崗位說明書的編制過程

 

任職條件的確定

 

1．學歷

◎一般填某某學歷以上。

◎學位要求，例如要求碩士或博士學位。

◎技術職稱，要求有高級職稱或者中級職稱等的任職資格（或者不是要求有高級職稱）。

 

2．經驗

◎要求了解相關行業。

◎要求在本行業工作過。

◎要求在本崗位工作多少年以上。

 

3．專業知識

◎要求具有哪些專業的知識。

◎一般不必寫得很詳細，只要求哪一方面或哪個專業。

 

4．業務了解范圍

◎業務了解范圍填起來比較困難一些，也就是除了本專業，還要了解哪些相關知識。

◎對這個崗位的業務是否熟悉，業務能力如何。

 

崗位目的

◎崗位目的就是崗位的作用，這是崗位說明書最難寫的一個部分。

◎一般寫這個崗位的必要性和所起的作用。

 

【案例】

人力資源部的人事培訓專員的崗位目的是：根據公司的發展戰略，組織協調公司各個部門、子公司的員工培訓工作，開發員工潛能，提高員工素質，為集團公司的經營管理提供人力資源的保障和支持。

 

工作溝通關系

工作溝通關系具體分為兩部分：企業內部溝通關系和企業外部溝通關系。

 

1．內部溝通

內部溝通就是在企業內部將與誰打交道。溝通關系不填寫下級，只填寫上級和平級，因為下級是必然要溝通的。

主要是兩個層面：

◎上級。這個崗位直接受哪個崗位領導。

◎平級。平級主要是在企業里將要和哪些相關的部門、崗位打交道。一般只選擇兩個或三個左右經常打交道的部門。

 

2．外部溝通

在企業的外部還要跟哪些相關單位打交道。外部溝通關系一般分以下幾類：

◎政府部門。例如企管部負責企業的注冊登記，要和工商局打交道，

技術開發部可能要跟標準局、技術監督局打交道，統計工作可能要和統計局打交道。

◎相關企業。相關企業指上下游企業，上游指原材料供應商，而下游指運輸、客戶等。

◎中介機構。例如律師事務所、會計師事務所、咨詢公司、培訓公司等。

 

上級與下級的關系

在溝通關系的下面要填下級的人數：

◎直接領導的人數

◎間接領導的人數

◎總數

另外，還要填寫人員的類別。人員類別指級別，是屬于經理級、中層還是屬于一般人員。

 

崗位職責的確定

 

職責范圍

按職責重要性依次列出每項職責及其目的，是職責范圍的精確描述。要按照職責的重要程度來填寫，重要的放在前面，次要的放在后面?；鶎庸ぷ魅藛T可能兩至五項，中層人員可能五至十項，高層人員可能十幾項。

 

職責負責程度的確定

就是負什么樣的責任，是負全部責任，部分責任，還是支持責任。

 

1．全責

在同一個級別上沒有其他同志負全部責任，只有你負責，那么這個責任叫全責。

縱向有可能有兩個職位都負全責，橫向不允許有兩個崗位同時負全責。

例如人力資源部經理，員工管理、薪酬管理、培訓、考核也都是負全責。下屬所負的全責之和應該和上級部門經理負的全責一致。

 

2．部分責任

就是大家需要配合，或者責任有交叉，這時候是部分責任。例如培訓專員負主責，但是員工管理者也要負部分責任，因為他負責篩選這些員工，哪些需要培訓，他負部分責任。

 

3．支持責任

例如企業的生產管理部有部長，有負責計劃的，負責調度的，負責統計的，那么負責統計的同志對生產管理調度計劃都有支持責任，因為統計資料要提供給其他幾個人看。

做崗位說明書的時候，支持責任不要太多。一個人負責很多支持責任，就會造成相互之間的矛盾。

 

考核評價

考核就是從數量和質量上來檢測職責完成情況。例如員工培訓這個主責，就是考核執行培訓計劃的情況如何，是否達到員工培訓的效果。要由員工對人力資源部組織的這次培訓打一個評分：我很滿意，我比較滿意，我一般滿意，我不太滿意。通過這樣的方式，最后確定對負責人事培訓專員的評價。

 

【案例】

某科技集團公司人力資源部人事培訓專員，他的直接上級主管人力資源部部長。他的任職條件：學歷要求大學本科以上，經驗要求是三年以上大中型企業或外資企業的相關崗位工作人員。這是要求他做過三年培訓，不是在人力資源行業做三年，而是要求他做過三年的培訓專員，而且要求是在大中型企業或者是外資企業工作過。他的專業知識要求懂得人力資源管理、員工培訓管理、法律行政管理；他的業務了解范圍要了解國家的有關政策法規、人力資源管理的新知識、新動向、本公司人力資源管理的體系和職能，國際、國內人力資源管理的新政策，新的發展趨勢，對未來有很多要求，尤其是了解一些新的知識。

上面針對崗位說明書的幾大部分內容，逐一進行了說明。為了幫助大家對崗位說明書有個直觀的了解，這里舉一個會計崗位的崗位說明書作為例子。

 

表5－1 崗位說明書舉例

編碼：305132
 級別：初級
 崗位名稱：會計員
 
一、職責總述：

(1)本類人員是在主管人員監督狀態下，辦理基層單位會計工作。

(2)遵守國家和企業的各項規章制度、法規以及主管部門（或主管人）的原則指示，編制預算或決算，審核原始憑證，處理賬目，核算成本。

(3)處理各種數據要準確無誤。

(4)按時按質按量向有關主管人員呈報財務統計報表及文字說明。
 
二、所受監督：

（1）直接接受本科室主管人的指令和監督

（2）在規定的權限內，一般例行公事可獨立處理，有關重要事項，須向上級請示，經批準后方可執行。
 
三、所施監督：

在一般情況下，無監督、指揮他人的權限。
 
四、工作舉例：

負責基層單位會計工作。包括：編制預算、決算；編制會計報表；填發記賬通知單；登記、整理總臺帳；審核原始憑證；登記成本帳；編制傳票；賬冊憑整裝訂、保管。
 
五、所需資格條件：

（1）大學會計科系或高級專業學校畢業，擔任兩年以上的會計實務，具有實際工作經驗；

（2）了解本部門、企業的會計及審查制度；

（3）了解國家及地區有關的政策、法令、規定；

（4）具有一般的分析、判斷、計算、記憶力；

（5）具有專業知識和一定的科研能力。
 
六、晉升：助理會計師

 
七、與其它崗位的關系：

 
八、崗位評價結果：

 
九、工作時間：

在制度時間內工作，上白班（8：00 am—17:00 pm）一般無需加班。
 
十、工作環境和條件：

 
十一、其他事項：

 

 

【自檢】

請你根據你自己的實際情況，動手完成一個簡單的崗位說明書。